Avrupa Birliği (AB) veya başka bir uluslararası finansman ile bir hibe çağrısına yönelik proje geliştirilirken kaliteli bir proje için aşağıdaki hususların mutlaka göz önünde bulundurulması gerekir:

• Başvuru formu doldurulmaya başlanmadan önce mutlaka iyi bir analiz yapılmalıdır. Projenin hedefleri, sonuçları ve faaliyetlerine ancak bu analiz sürecinden sonra karar verilebilir. Bu süreçten geçmeyen başvurularda faaliyet – sonuç – hedef ilişkileri tutarsız olmaktadır.

• Proje teklifi ile hangi problemlerin çözüleceği, bu problemlerden kimlerin nasıl etkilendiği, problem çözüldüğünde hangi etkileri yaratacağı ancak bu detaylı analiz süreçlerinden sonra ortaya çıkabilir.

• Başvuru formunda proje teklifinin hibe programının öncelikleri ile nasıl örtüştüğü net bir şekilde belirtilmelidir.

• Proje teklifinin en öncelikli ihtiyaçları çözmeye yönelik olduğu açıkça ortaya konulmalı, ihtiyaçlar veri ve referanslarla desteklenmelidir.

• Proje teklifinin bölgenin sorunlarının çözümüne ve sorunlardan etkilenenlere (paydaşlar) nasıl hizmet edeceği, hedef grupların nasıl seçildiği açıklanmalıdır. Genel ifadeler yerine proje teklifine anlam kazandıracak projeye özel bilgiler yer almalıdır. Aksi takdirde “relevance” bölümünden yüksek puan almak mümkün değildir.

• Belirli bir süre ve bütçe ile gerçekleştirilen bir proje ile tüm problemlerin çözülmesi mümkün olmadığından sunulan proje teklifinin başka projeler/uygulamalar ile oluşturduğu sinerjinin ortaya konulması artı puan getirecektir.

• Proje teklifinin var olan uygulamaların tekrarı niteliğinde olması ise kaynakların etkin kullanımı açısından olumsuz değerlendirilebilir.

• Sonuçların ve hedeflerin erişilebilir ve ölçülebilir bir şekilde ifade edilmesi gerekir. Fakat, bir taraftan bir proje teklifi ile tüm sorunların çözülemeyeceği göz önünde bulundurulurken, diğer taraftan etki yaratmayacak ölçekte sonuçlar üretmeyi hedeflemek projeyi anlamsız kılacaktır.

• İstenen sonuçlara hangi faaliyetler ile ulaşılacağı net bir şekilde açıklanmalı, faaliyet – sonuç – hedef ilişkisi anlaşılır bir biçimde ele alınmalıdır.

• “Çapraz konular (value-added elements/cross cutting issues)” genel olarak ihmal edilen bir bölümdür. Ancak ilk aşamayı geçmek için bazen 1-2 puan bile etkili olmaktadır. Fakat önemli olan, bu bölüme yazılan bilgilerin projenin tasarımına nasıl entegre edildiğidir.

• Başvuru formu (konsept notu) kendi içinde tutarlı olmalı, bilgiler gelişigüzel şekilde değil, ilgili başlıklar altında yer almalı ve form içinde verilen tüm bilgiler birbiriyle uyumlu olmalıdır.

• Diğer taraftan, yapay zeka araçları kullanılırken dikkatli olunmalıdır. Yapay zeka bazı hususları gözden kaçırabilir (en azından şimdilik), yanlış yorumlayabilir veya güncel olmayan veriler sunabilir. O nedenle yapay zekayı akıllıca kullanmak, proje tekliflerini gerçek ve güncel bilgi ve verilerle desteklemek gerekir.

• Son olarak, bir hibe programına yüzlerce başvuru yapıldığı ve değerlendiricilerin yalnızca başvuruda yazılan bilgilerle teklifleri değerlendireceği unutulmamalı, proje teklifleri titizlikle hazırlanmalıdır. Aksi takdirde çok yaratıcı ve etki yaratabilecek proje fikirleri hayata geçemeden formların arasında kaybolmaktadır.